Case Study – Collaboration

Settore cliente

Servizi alle imprese

Esigenza (il cliente)

Agevolare il lavoro del nostro team composto da una decina di persone tra consulenti commerciali, amministrativi, addetti alla produzione e collaboratori esterni, spesso dislocati in sedi differenti, di una serie di strumenti per migliorare la comunicazione interna, l’organizzazione del lavoro, la condivisione degli impegni e di documenti.

Descrizione (il consulente digitale):

 

La fase di analisi iniziale, svolta con tutte le figure aziendali, ha permesso di meglio definire l’esigenza per ogni ambito di intervento.

In base all’analisi fatta si è passato ad individuare i migliori strumenti disponibili sul mercato che meglio soddisfacevano tutte le esigenze e il budget.

L’agile software selection ha indicato gli strumenti da attivare, ovvero:

  • un calendario per utente condiviso con il team (utilizzando Google Calendar), sincronizzato su ogni dispositivo (pc, tablet, smartphone).
  • un ambiente cloud per la condivisione di cartelle e documenti.
  • una chat aziendale con la possibilità di creare canali riservati ad uno o più utenti. La chat è fruibile da qualsiasi dispositivo (pc, tablet, smartphone), evitando l’uso inefficiente di altri strumenti non professionali (es: Whatsapp).
  • uno strumento agile per il project management finalizzato alla gestione di task e progetti.

Tutti i software sono stati attivati, collegati tra loro e configurati per funzionare al meglio.

Ad esempio:

  • A partire dalla chat è possibile condividere ed aprire documenti presenti nel cloud e creare task nello strumento di project management.
  • Nello strumento di project management è possibile includere e creare documenti presenti nel cloud.
  • Alcune operazioni sul calendario condiviso vengono notificate sugli altri strumenti, a beneficio di una comunicazione più capillare ed efficace

Benefici (il cliente)

attraverso l’adozione di questo sistema abbiamo percepito i seguenti benefici:

  1. Abbattimento del tempo per la gestione degli appuntamenti attraverso la gestione condivisa delle agende. La segreteria fissa gli appuntamenti ai consulenti commerciali direttamente consultando le loro agende e inserendoli direttamente. In questo modo si evitano sovrapposizioni e gli agenti hanno l’agenda sempre aggiornata sul proprio smartphone ovunque si trovino.
  2. Notevole miglioramento del lavoro di squadra nella produzione grazie allo strumento in cloud di gestione del progetti e attività. I coordinatori hanno sempre la situazione  aggiornata senza dover richiedere continui feedback. La produzione, attraverso i workflow customizzati, ha ridotto gli errori nelle lavorazioni.
  3. La chat ha aumentato e migliorato la comunicazione aziendale, rendendola anche più informale e piacevole.

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